બંને દેશના વડાપ્રધાન જ્યારે વડોદરામાં આવી રહ્યા છેસ ત્યારે વહીવટી તંત્ર દ્વારા તૈયારીઓને આખરી ઓપ આપવામાં આવી રહ્યો છે. એરપોર્ટ સર્કલથી ટાટા એડવાન્સ સિસ્ટમ એરક્રાફ્ટ કોમ્પલેક્ષ સુધી ગુજરાતની ઓળખ સમાન ગરબા રમવા માટે ઉપયોગી દાંડિયા રૂટ પર 20 ફૂટ જેટલા ઊંચા પ્રતિકૃતિ રૂપે શણગાર કરી મૂકવામાં આવ્યા છે. આ સંપૂર્ણ રૂટ પર હાલમાં સાંસ્કૃતિક કાર્યક્રમ થવાના છે, ત્યારે તે રૂટ ઉપર આખા રોડનું બેરિકેટિંગ કરવામાં આવી રહી છે, જેથી કરીને સુરક્ષાને લઇ કોઈપણ અડચણ ન ઊભી થાય. આ સંપૂર્ણ રોડ પર વિવિધ પ્રકારના સાંસ્કૃતિક કાર્યક્રમ યોજવાના છે. જ્યારે આ તમામ રૂટ ઉપર હાલમાં વહીવટી તંત્ર દ્વારા ફુલછોડ, વિવિધ કલાકૃતિઓ, રંગરોગાન, લાઈટિંગ અને એરબસની છબી સહિત વડાપ્રધાનની વિવિધ યોજનાઓ અંગેના મોટા પોસ્ટરો લગાવવામાં આવ્યા છે.
બંને દેશના વડાઓનું વડોદરા એરપોર્ટ પર આગમન થશે, ત્યારે વડોદરા એરપોર્ટ ગેટની સામે જ 20 ફુટ ઊંચુ વડાપ્રધાનનું સ્ટેચ્યુ ઊભું કરવામાં આવ્યુ છે. એરપોર્ટથી ટાટા એડવાન્સ સિસ્ટમ એરક્રાફ્ટ કોમ્પલેક્ષ સુધીના 2.5 કિલોમીટરનલનો રૂટ આવેલો છે. સાથે ટાટા એરક્રાફ્ટ કોમ્પલેક્ષથી વિલાસ પેલેસ સુધીના 12 કિ.મી. જેટલાં અંતરમાં પણ રોડ-રસ્તા પર રંગરોગાન અને વિશેષ લાઇટિંગની સુવિધાઓ ઊભી કરવામાં આવી છે. આ સાથે શહેરમાં વિશાળ એલઇડીઓમાં બન્ને દેશના વડાપ્રધાનોના આગમન અંગેના પોસ્ટરો દર્શાવવામાં આવી રહ્યા છે.
વડાપ્રધાનના સંપૂર્ણ રૂટ પર દીવાલો પર દિવાળી પર્વને લઈ દીવડાંઓ સહિત મેટ્રો ટ્રેન, બુલેટ ટ્રેન અંગેની છબીઓ દર્શાવવામાં આવી છે. સાથે જ સાંસ્કૃતિક કાર્યક્રમને લગતા પોસ્ટરો લગાવવામાં આવ્યા છે. વિવિધ જગ્યાએ ગુજરાત વેલકમના બેનરો લાગ્યા છે, જેમાં બંને બાજુ બંને દેશોના વડાપ્રધાનની છબીઓ જોવા મળી રહી છે. એરપોર્ટ સર્કલથી ખોડીયાર નગર ટાટા એરક્રાફ્ટ સુધી સાંસ્કૃતિક કાર્યક્રમ માટે વિવિધ સ્ટેજ તૈયાર થઈ ગયાં છે. સાથે ડિવાઈડરો આસપાસ દેશના તિરંગાને પણ દર્શાવવામાં આવ્યો છે. વિવિધ સર્કલો પર વિવિધ એલઇડીઓ દ્વારા અને વિવિધ લાઇટિંગ દ્વારા સોળે શણગાર કરવામાં આવ્યો છે. વડાપ્રધાન જે રૂટ પરથી પસાર થવાના છે તે સંપૂર્ણ રૂટ પર ઝીબ્રા ક્રોસિંગને વિવિધ કલરથી શણગારવામાં આવ્યા છે.
